Il mio planner mensile per organizzare il lavoro, le abitudini e le azioni che fanno crescere il mio business

Organizzarsi non significa riempire un’agenda di appuntamenti, creare liste infinite di cose da fare o cercare di essere produttivi dalla mattina alla sera.

Per me, organizzazione significa soprattutto una cosa: sapere quali sono le azioni importanti da ripetere con costanza per arrivare al risultato che voglio ottenere.

Per questo ho creato il mio personale planner mensile delle azioni.

Non è un planner universale e non vuole esserlo.

È il mio sistema di organizzazione, costruito sulla mia attività, sui miei obiettivi, sul tempo che ho a disposizione e sul tipo di business che voglio continuare a costruire.

E oggi voglio mostrartelo perché magari può aiutarti a trovare un modo più semplice per organizzare anche il tuo lavoro e le tue giornate.

Perché ho sentito il bisogno di creare un planner personale

Quando lavori online e sei tu a gestire praticamente tutto, è molto facile avere sempre qualcosa da fare.

Creare contenuti, pubblicare sui social, rispondere ai messaggi, scrivere newsletter, occuparsi del blog, registrare video, seguire il team, formarsi, organizzare il lavoro…

La lista potrebbe diventare infinita.

Il problema, però, è che avere tante cose da fare non significa necessariamente fare le cose giuste.

E soprattutto, quando ogni giornata è diversa, può succedere di concentrarsi sulle attività più urgenti e lasciare indietro quelle che, nel tempo, fanno davvero crescere il business.

Proprio per questo, ho deciso di semplificare.

Quindi, invece di scrivere tutto quello che faccio durante la giornata ho creato una lista di azioni minime e importanti che voglio ricordarmi di portare avanti durante il mese.

Il mio obiettivo: non fare di più, ma non perdere il focus

Questa per me è la parte più importante.

Il mio planner non nasce dalla voglia di fare mille cose.

Nasce esattamente dal contrario.

Voglio avere davanti agli occhi poche azioni fondamentali e poter verificare, giorno dopo giorno, se le sto portando avanti.

Perché un’attività fatta una sola volta può dare un risultato.

Ma un’attività ripetuta con costanza può diventare un sistema.

E nel business online sono proprio i sistemi e le abitudini ripetute nel tempo a fare la differenza.

Il mio planner delle azioni: come l’ho organizzato

Ho preso un semplice quaderno e ho creato una doppia pagina dedicata al mese.

Da una parte ho inserito l’elenco delle mie azioni.

Dall’altra ho creato una griglia con tutti i giorni del mese.

In questo modo posso semplicemente colorare la casella quando porto a termine un’attività.

Non devo scrivere ogni giorno pagine e pagine.

Mi basta guardare la pagina e capire immediatamente se sto mantenendo le mie abitudini di lavoro.

Ho diviso le azioni in tre categorie:

• azioni quotidiane;

• azioni settimanali;

• azioni mensili.

Questa distinzione è importante perché non tutte le attività devono essere fatte ogni giorno.

Le mie azioni quotidiane

Le azioni quotidiane sono quelle che voglio mantenere costanti perché fanno parte del mio sistema di lavoro.

Pubblicare da 1 a 3 Stories su Instagram

Le Stories mi permettono di mantenere una presenza quotidiana e, soprattutto, di creare una relazione con le persone che mi seguono.

Non devono essere necessariamente contenuti elaborati.

L’obiettivo è esserci, condividere, raccontare, mostrare quello che faccio e creare occasioni di conversazione.

Gestire i contatti e i follow-up

Questa è una delle attività più importanti per il mio business.

Non significa mandare messaggi a persone a caso o fare attività di contatto a freddo.

Il mio obiettivo è soprattutto gestire bene le persone che arrivano attraverso i miei contenuti.

Rispondere a chi mi scrive, capire cosa cerca, fornire informazioni, accompagnare una persona interessata verso l’acquisto e fare follow-up quando necessario.

Per me questa è una vera azione commerciale.

Condividere nel team un messaggio di formazione o motivazione

Ogni giorno voglio dedicare un momento anche alle persone del mio team.

Può essere una piccola formazione, un consiglio, uno spunto, una riflessione o un messaggio motivazionale.

Non deve essere sempre qualcosa di lungo.

Anche una piccola informazione utile, condivisa con costanza, può aiutare una persona a lavorare meglio.

Le mie azioni settimanali

Alcune attività non hanno bisogno di essere fatte ogni giorno.

Per questo le ho inserite come obiettivi settimanali.

1 video YouTube in italiano

Ogni settimana voglio pubblicare almeno un video sul mio canale YouTube in italiano.

1 video YouTube in spagnolo

Anche il pubblico in lingua spagnola fa parte del mio progetto, quindi ho previsto almeno un video YouTube in spagnolo ogni settimana.

1 lezione della Academy dei Business Online

Una volta alla settimana creo una nuova lezione per la mia Academy dei Business Online in italiano.

L’obiettivo è condividere conoscenze pratiche legate al business online, alla vendita, alla comunicazione e alla creazione di un’attività attraverso Internet.

3 contenuti Instagram in italiano

Il mio obiettivo minimo è pubblicare tre contenuti alla settimana sul mio profilo Instagram in italiano.

Questi contenuti vengono poi riutilizzati anche su altre piattaforme, come TikTok e YouTube.

Questo è un principio fondamentale del mio modo di organizzare il lavoro:

un contenuto non deve necessariamente vivere su una sola piattaforma.

Creo un contenuto e cerco di sfruttarlo il più possibile.

3 contenuti Instagram in spagnolo

Lo stesso sistema viene utilizzato per il mio pubblico in lingua spagnola, con almeno tre contenuti alla settimana.

1 articolo del blog in italiano

Anche il blog fa parte del mio sistema di comunicazione.

Ho previsto almeno un nuovo articolo in italiano ogni settimana per continuare a creare contenuti utili e costruire nel tempo una risorsa sempre più ricca.

1 articolo del blog in spagnolo

Quando possibile, creo anche contenuti per il pubblico di lingua spagnola.

3 newsletter in italiano

La newsletter mi permette di comunicare direttamente con le persone che hanno scelto di ricevere i miei contenuti.

Per questo ho previsto tre newsletter alla settimana in italiano.

3 newsletter in spagnolo

Lo stesso vale per la mia comunicazione in lingua spagnola.

Detto questo, questi numeri sono il mio punto di partenza e non una regola valida per tutti.

Se mi accorgerò che il ritmo è troppo impegnativo, potrò modificarlo.

Un buon sistema di organizzazione deve essere sostenibile, non diventare una nuova fonte di stress.

Le mie azioni mensili: lavorare in blocchi

Una delle strategie che voglio utilizzare sempre di più è il batching, cioè raggruppare attività simili e svolgerle tutte insieme.

Invece di registrare un video ogni volta che mi serve, preferisco organizzare delle giornate dedicate alla registrazione.

Una giornata al mese per registrare i video YouTube

In una giornata registro tutti i video che posso preparare per il mese.

Prodotti, business, vendita, lifestyle…

E li preparo sia in italiano sia in spagnolo.

Questo mi permette di concentrare il lavoro creativo e, successivamente, dedicarmi alla pubblicazione e alla distribuzione dei contenuti senza dover ricominciare ogni volta da zero.

Una giornata al mese per Teresina & Teresita

Dedico poi una giornata alla registrazione degli episodi di Teresina & Teresita, sia in italiano sia in spagnolo.

Anche in questo caso, l’obiettivo è creare contenuti in blocco.

Il segreto è riutilizzare i contenuti

Questa è probabilmente una delle cose più importanti che sto imparando nella gestione di un business online.

Non devo creare tutto da zero ogni giorno.

Un argomento può diventare un video YouTube.

Da quel video posso ricavare un Reel.

Il Reel può diventare una Story.

Lo stesso argomento può diventare una newsletter.

Può diventare un articolo del blog.

Può diventare una lezione.

Può diventare una domanda da condividere con il mio team.

In questo modo, non sto creando cinque contenuti completamente diversi.

Sto trasformando una stessa idea in diversi contenuti utili.

Ed è proprio questo che rende più sostenibile la creazione di contenuti quando lavori da sola.

Il mio habit tracker non serve a essere perfetta

La griglia del mio planner mi permette di vedere se ho fatto oppure no una determinata azione.

Ma non voglio trasformarla in una gara contro me stessa.

Se un giorno non pubblico una Story, non significa che ho fallito.

Se una settimana non riesco a rispettare perfettamente il programma, non significa che il sistema non funziona.

Il tracker serve a farmi vedere il comportamento nel tempo.

Perché una giornata non determina il risultato di un business.

La ripetizione di tante giornate sì.

Ed è proprio per questo che mi piace colorare le caselle.

A fine mese posso guardare la pagina e vedere concretamente quante volte ho compiuto quelle piccole azioni che avevo deciso essere importanti.

Il tuo planner non deve essere uguale al mio

Questa è una precisazione a cui tengo molto.

Il planner che sto mostrando è il mio planner.

Non è un modello che devi copiare.

Io ho costruito queste azioni sulla base della mia attività, dei miei obiettivi, dei miei canali di comunicazione, del tempo che ho a disposizione e dei risultati che voglio ottenere.

Il tuo planner potrebbe essere completamente diverso.

Se hai un lavoro dipendente, avrai esigenze diverse.

Se sei una mamma e lavori poche ore al giorno, dovrai scegliere un numero ancora più ridotto di azioni.

Se sei freelance, potresti avere altre priorità.

Se stai iniziando un’attività online, probabilmente avrai bisogno di concentrarti su attività differenti rispetto a chi ha già una community e dei clienti.

Non devi organizzare la vita di qualcun altro. Devi organizzare la tua.

Come creare il tuo planner personale

Se vuoi creare il tuo planner mensile delle azioni, ti consiglio di partire da queste domande.

1. Qual è il risultato che voglio ottenere?

Prima di creare una lista di abitudini, devi sapere dove vuoi andare.

Un obiettivo chiaro ti aiuta a capire quali azioni hanno davvero senso.

2. Quali azioni contribuiscono direttamente a quell’obiettivo?

Scrivi tutto quello che fai durante una settimana.

Poi chiediti:

Questa attività mi avvicina davvero al risultato che voglio?

Se la risposta è no, forse non deve stare nel tuo tracker.

3. Cosa devo fare ogni giorno?

Scegli solo le azioni che hanno davvero bisogno di essere ripetute quotidianamente.

Non inserire cose che fai già automaticamente.

4. Cosa devo fare una volta alla settimana?

Qui puoi inserire le attività che hanno una frequenza settimanale precisa.

5. Cosa posso raggruppare?

Guarda le attività simili.

Puoi registrare più video nello stesso giorno?

Puoi scrivere più newsletter insieme?

Puoi preparare diversi contenuti durante una sola sessione?

Il batching può farti recuperare moltissimo tempo.

6. Qual è il minimo che posso mantenere anche nei periodi difficili?

Questa domanda è fondamentale.

Non creare un sistema valido soltanto quando hai tantissimo tempo.

Crea un sistema che puoi mantenere anche durante le settimane più impegnative.

Il principio del minimo sostenibile

Una delle idee che voglio portare sempre con me è questa:

meglio un sistema semplice che riesco a mantenere per dodici mesi che un sistema perfetto che abbandono dopo tre settimane.

Non serve fare tutto.

Serve capire quali sono le poche azioni che, ripetute con costanza, possono creare un risultato.

E poi farle.

Ancora.

E ancora.

E ancora.

Organizzazione e produttività non sono la stessa cosa

Essere occupati non significa necessariamente essere produttivi.

Puoi passare otto ore davanti al computer e arrivare alla sera con la sensazione di non aver concluso nulla.

Oppure puoi avere una lista molto più corta e sapere esattamente quali attività devono essere completate.

Per me, quindi, organizzare il lavoro significa soprattutto proteggere il focus.

Il mio planner serve a ricordare cosa conta.A quel punto, il calendario mi aiuta a decidere quando farlo.
Infine, il tracker mi permette di vedere se sto mantenendo la costanza.

Questi tre elementi insieme creano un sistema molto più semplice da seguire.

Il mio planner è una bussola, non una gabbia

Questa forse è la definizione che descrive meglio ciò che sto cercando di creare.

Non voglio che il mio planner mi dica ogni minuto della giornata cosa devo fare.

Voglio che mi ricordi le azioni che non voglio perdere di vista.

Perché quando lavori online è facile saltare da un’attività all’altra.

Una notifica.

Una mail.

Un messaggio.

Un nuovo contenuto da preparare.

Un’idea improvvisa.

E alla fine della giornata puoi aver fatto tantissime cose senza aver fatto proprio quella che era più importante.

Il mio planner serve a riportarmi al centro.

Quali sono le azioni che devo continuare a fare?

Quelle sono le caselle da colorare.

In conclusione: le piccole azioni costruiscono il business

Non credo nelle formule magiche per costruire un’attività online.

Credo molto di più nelle piccole azioni ripetute con intenzione.

Un video.

Una newsletter.

Un articolo.

Una conversazione.

Un follow-up.

Una Story.

Una lezione.

Un messaggio utile al team.

Presi singolarmente possono sembrare piccoli.

Ma quando diventano parte di un sistema e vengono ripetuti per mesi, iniziano a costruire qualcosa di molto più grande.

Per questo ho deciso di mettere nero su bianco le mie azioni minime.

Non per fare di più.

Per non perdere di vista ciò che conta.

E questo è il consiglio che voglio lasciare anche a te:

non copiare il mio planner. Crea il tuo.

Parti dai tuoi obiettivi, dal tempo che hai realmente a disposizione e dalle azioni che possono portarti verso il risultato che desideri.

Poi scrivile.

Metti davanti a te i giorni del mese.

E ogni volta che fai quell’azione, colora la casella.

A fine mese non avrai soltanto un planner compilato.

Avrai una fotografia delle tue abitudini.

E soprattutto potrai vedere quante piccole azioni hai trasformato in qualcosa di concreto.

Le domande più frequenti sul planner e sull’organizzazione

Che cos’è un planner mensile delle abitudini?

È uno strumento che permette di organizzare e monitorare le azioni che vuoi ripetere durante il mese. Può essere utilizzato per abitudini personali, lavoro, studio, gestione della casa o crescita di un’attività.

Come si crea un planner personale?

Il modo migliore è partire dai propri obiettivi e individuare le azioni realmente necessarie per raggiungerli. Successivamente puoi dividerle in attività quotidiane, settimanali e mensili e creare una griglia per monitorarne la costanza.

Quante abitudini bisogna inserire in un habit tracker?

Non esiste un numero valido per tutti. È preferibile iniziare con poche abitudini importanti e sostenibili piuttosto che creare una lista troppo lunga e difficile da mantenere.

Planner e habit tracker sono la stessa cosa?

Non esattamente. Un planner serve soprattutto a organizzare attività, appuntamenti e obiettivi, mentre un habit tracker serve a monitorare la ripetizione di determinate abitudini. Possono però essere integrati nello stesso sistema di organizzazione.

Il planner deve essere cartaceo o digitale?

Non importa quale strumento scegli. Un quaderno, un’agenda, un’app o un planner digitale possono funzionare allo stesso modo. La soluzione migliore è quella che riesci a utilizzare con costanza.

Come posso organizzare il lavoro se lavoro da casa?

È utile distinguere le attività realmente importanti da quelle secondarie, stabilire un minimo di azioni da mantenere durante la settimana e raggruppare le attività simili per risparmiare tempo. Anche il riutilizzo dei contenuti può rendere molto più sostenibile il lavoro online.